【28卒】就活書類の送り方と添え状の書き方｜郵送マナー完全ガイド

就活で書類を郵送する際には、履歴書・ES・証明書類だけでなく「添え状（送付状）」を同封することがマナーです。添え状の書き方を知らずに書類だけ送ってしまうと、「マナーを知らない学生」という印象を与えてしまいます。

この記事では、就活書類の正しい送り方・添え状の構成・例文・封入の順番まで徹底解説します。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

添え状（送付状）とは

添え状とは、書類を郵送する際に同封する「ご挨拶状」のことです。誰が何を送ったのかを簡潔に伝える役割があります。

添え状が必要なシーン

  • 履歴書・ESを郵送する場合
  • 書類選考の書類を送る場合
  • 内定後の書類を送る場合

添え状が不要なシーン

  • 面接当日に手渡しする場合
  • WEB（電子）で書類を提出する場合
  • 企業から「添え状不要」と指示があった場合

添え状の構成

添え状の基本構成は以下の6要素です。

1. 日付（右寄せ）
2. 宛先（企業名・部署名・担当者名）
3. 差出人（大学名・氏名・連絡先）
4. 件名（「応募書類送付のご連絡」など）
5. 本文（挨拶・応募の旨・書類一覧）
6. 結び（敬具）

添え状の例文

例文：書類選考への応募書類送付

                           〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

                〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
                田中 太郎
                〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
                電話：090-0000-0000
                メール：taro.tanaka@example.com

          件名：応募書類のご送付について

拝啓

貴社のますますのご発展をお慶び申し上げます。

このたびは貴社の採用情報を拝見し、応募書類をお送りいたします。

私は〇〇大学〇〇学部において〇〇を専攻しており、
貴社の〇〇（事業・分野）に強い関心を持っております。

書類をご覧いただき、選考の機会を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

                                          敬具

【送付書類】
・履歴書（写真貼付）       1通
・エントリーシート         1通
・成績証明書               1通
・卒業見込証明書           1通
                              以上

💡 ポイント: 添え状の本文は簡潔に書きましょう。「自己PRを長々と書く」のは添え状の役割ではありません。「誰が・何を・なぜ送ったのか」を簡潔に伝えることが添え状の目的です。

書類の封入順序

封入する書類の順番は重要です。上から順番に取り出したときに自然な順序になるよう入れます。

推奨の封入順序（上から）

  1. 添え状（送付状）
  2. 履歴書（写真貼付済み）
  3. エントリーシート（ES）
  4. 証明書類（成績証明書・卒業見込証明書等）
  5. その他書類（ポートフォリオ等）

書類はすべて同じ向き（文字が読める向き）に揃えて入れます。クリアファイルに入れた状態で封筒に入れると書類が痛まず清潔に届きます。

書類郵送の注意点

締め切りに余裕を持って送る

就活書類の締め切りは「必着」か「消印有効」かで異なります。

指定 意味 投函タイミング
必着（〇月〇日必着） 指定日までに届いていること 3〜5日前に投函
消印有効（〇月〇日消印有効） 指定日の消印があること 締め切り当日投函でOK

郵便局窓口での対応

  • 窓口で重さを計量してもらい正確な料金の切手を貼る
  • 「書留」「特定記録」オプションで追跡できる

郵送後の確認

郵送後、2〜3日経っても企業から受取確認の連絡がない場合は「書類は到着していますか？」と確認のメールを送ることも可能です。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

手渡しの場合のマナー

面接当日に書類を持参・手渡しする場合は添え状の代わりに口頭で挨拶します。

手渡し時の例文 「〇〇大学の田中太郎と申します。本日は選考の機会をいただき、ありがとうございます。こちらが応募書類でございます。よろしくお願いいたします。」

書類は封筒に入れず、クリアファイルに入れた状態で両手で渡しましょう。

FAQ：就活書類の送り方についてよくある質問

Q1. 添え状はA4サイズで作成すればいいですか？

A. はい、A4サイズが標準です。他の書類と同じサイズで統一することで整理しやすくなります。

Q2. 添え状はPCで作成してもいいですか？

A. 添え状はPCで作成することが多いです。手書きの添え状は丁寧さが伝わりますが、PCで作成した方が読みやすく、業務文書として適切とされています。

Q3. 書類を折って小さい封筒で送ってもいいですか？

A. 履歴書・ESを折ることは避けましょう。写真や印刷面が傷む可能性があります。角形2号の封筒を使用してA4のまま送ることを推奨します。

Q4. 証明書類はコピーでOKですか？原本が必要ですか？

A. 企業から指定がある場合はそれに従います。特に指定がない場合は原本を送ることが基本ですが、「コピー可」と明示されている場合はコピーでも問題ありません。

Q5. クリアファイルに入れて送ってもいいですか？

A. 書類の保護として入れることはOKです。ただし、企業によっては「ファイルごと取り出す作業が手間」と感じる場合もあります。薄手のクリアファイルを使い、書類が取り出しやすい状態にしましょう。

まとめ

就活書類の送り方のポイントをまとめます。

  1. 添え状（送付状）を必ず同封する
  2. 添え状は簡潔に（長文にしない）
  3. 書類の封入順序は添え状→履歴書→ES→証明書の順
  4. 締め切りに余裕を持って投函
  5. 角形2号白封筒でA4のまま送る

書類郵送のマナーは細かいですが、一つひとつのポイントを押さえることで「社会人としての常識がある」という印象を与えられます。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

関連外部リンク