【28卒】就活電話で担当者不在時のメッセージ例文｜伝言・折り返し対応

企業に電話をかけたものの「担当者がただいま席を外しております」と言われた時、どう対応すれば良いか分からず焦ってしまう就活生は多いです。マイナビの調査では、就活中に「担当者不在で対応に困った」経験のある学生が約42%にのぼります。担当者不在時の適切な対応を身につけておくことで、いざという時に落ち着いて行動できます。

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担当者不在時の対応パターン

電話をかけて担当者が不在だった場合、主に以下の3つの対応があります。

対応方法	使うタイミング	注意点
伝言をお願いする	折り返しの電話を希望する時	折り返し可能な時間帯を明確に伝える
再度かけ直す	戻り時間が分かっている時	相手の業務の邪魔にならない時間帯を選ぶ
メールで補足する	電話がつながらない場合	「先ほど電話したがつながらなかった」旨を添える

受付への伝言の残し方例文3パターン

パターン1：折り返しをお願いする基本的な伝言

「○○大学の山田太郎と申します。
採用担当の△△様に、面接日程の件でご連絡したかったのですが、
ご不在とのことでしたので、よろしければ折り返しをいただけますでしょうか。

私の連絡先は090-XXXX-XXXXでございます。
本日は17時まで、以降は明日の10時以降でしたら
つながりやすい状況でございます。」

パターン2：急ぎの用件で折り返しをお願いする場合

「○○大学の山田太郎と申します。
明日の面接の件で、確認させていただきたいことがあり
ご連絡をいたしました。

急ぎのご連絡ですので、△△様にお戻りになりましたら
090-XXXX-XXXXまでご連絡いただけますと大変有難いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

パターン3：担当者の戻り時間が分かり、かけ直す場合

「ご丁寧にありがとうございます。
では○時頃に改めてご連絡させていただきます。
お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。」

留守番電話にメッセージを残す場合の例文

担当者の直通電話にかけて留守電につながった場合のメッセージ例です。

「お世話になっております。
○○大学経済学部4年の山田太郎と申します。
○○（用件を一言：面接日程の件など）でご連絡いたしました。

私の連絡先は090-XXXX-XXXXでございます。
本日17時まで、または明日の10時以降でしたら
ご連絡いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。失礼いたします。」

ポイントは、メッセージを30秒以内に収めること。長すぎると相手が聞き返す手間が増えます。

受付から聞かれる可能性のある質問への答え方

受付からの質問	答え方
「ご用件を伺えますか？」	「面接日程の件でご確認させていただきたいことがございます」
「担当者の名前はお分かりですか？」	「採用担当の△△様です」（不明な場合は「採用担当の方をお願いしたい」）
「どちらからでしょうか？」	「○○大学経済学部の山田太郎と申します」
「お電話番号をお聞きしても？」	「090-XXXX-XXXXでございます」（復唱してもらえると安心）

担当者不在時に電話後すぐメールを送る場合の例文

電話で連絡が取れなかった場合、メールでフォローすることが有効です。

件名：【先ほどのお電話のご連絡】○○大学 山田太郎

株式会社○○
採用担当 △△様

お世話になっております。
○○大学経済学部の山田太郎と申します。

先ほど面接日程の件でお電話いたしましたが、
ご不在のようでしたのでメールにてご連絡いたします。

○月○日にご提示いただいた面接日程について確認させてください。
【確認内容を具体的に記載】

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

-----------------------------------
○○大学 経済学部 4年（28卒）
山田 太郎（やまだ たろう）
TEL: 090-XXXX-XXXX
-----------------------------------

担当者不在が続く場合の対処法

3回以上電話してもつながらない場合は、以下の対応を検討しましょう。

採用担当者の別の連絡先がないか確認する：採用ページや過去のメールに別の担当者や代表電話が記載されていないか確認する
メールで用件を伝える：用件と「複数回お電話しましたが繋がらなかった」ことを添えてメールを送る
企業の代表電話にかける：採用担当部署への取り次ぎをお願いする

💡 ポイントまとめ

💡 伝言は大学名・氏名・連絡先・折り返し可能時間の4点を必ず伝える

💡 折り返し可能時間は具体的に伝える：「17時まで、または明日10時以降」など明確に

💡 留守電は30秒以内に簡潔にまとめる：長すぎると相手が聞き返す手間が増える

💡 電話がつながらない場合はメールでフォロー：電話とメールを組み合わせると確実

💡 担当者の名前は必ずメモしておく：次の電話で指名できるよう記録しておく

よくある質問（FAQ）

Q1. 伝言を受付にお願いした後、何時間待てばいいですか？

A. 当日中（17時くらいまで）に折り返しがない場合は、翌営業日にかけ直しましょう。伝言が伝わっていない可能性もあるため、「昨日ご伝言いただいた件で〜」と伝えながら確認してください。

Q2. 受付の方に用件を詳しく話す必要はありますか？

A. 詳細は担当者に直接話せば良いので、受付には「面接日程の件」「書類提出の件」など一言で十分です。個人情報や選考詳細を受付の方に話す必要はありません。

Q3. 担当者不在が続く場合、失礼にあたりますか？

A. 用件があれば何度でも連絡を試みることは問題ありません。「しつこい」と思われることより、「連絡を怠った」と思われる方がリスクが高いです。ただし同日に何度もかけることは避けましょう。

Q4. 受付の方の名前は確認すべきですか？

A. 伝言をお願いした場合は、確認できれば名前をメモしておくと後の確認がしやすくなります。ただし必須ではありません。

Q5. 担当者が不在で困っている時は、メールと電話どちらが優先ですか？

A. 急ぎの用件は電話優先、急ぎでない場合はメールの方が確実に内容が伝わります。両方を組み合わせて使うのが最も効果的です。

まとめ

担当者が不在だった場合は、大学名・氏名・連絡先・折り返し可能時間の4点を伝えて伝言をお願いするか、メールでフォローすることが基本対応です。あらかじめ伝言の内容を準備しておくことで、不在を告げられた時も焦らず対応できます。

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