【28卒】就活メールへの添付ファイルの送り方｜ファイル名・容量・形式マナー

ESや履歴書をメールで送る機会は就活で多く発生します。「ファイル名はどうつければいい？」「PDFとWordどちらで送る？」「ファイルサイズが大きすぎる場合は？」——こうした疑問に答えます。

本記事では、就活メールの添付ファイルについてのマナーを全て解説します。

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添付ファイルの基本マナー

ファイル形式の選び方

形式	使用場面	メリット
PDF	ES・履歴書・写真	レイアウト崩れなし・編集不可
Word（docx）	指定がある場合のみ	編集可能だがレイアウト崩れのリスクあり
Excel（xlsx）	指定がある場合のみ	数値データ等
JPEG/PNG	証明写真単体	指示がある場合のみ

原則: 特に指定がない場合はPDF形式で送付。PDFは文字化け・レイアウト崩れのリスクがなく、就活でのデファクトスタンダードです。

ファイル名の付け方

ファイル名のテンプレート （書類種別）_（大学名）_（氏名）

例：

ES_〇〇大学_山田太郎.pdf
履歴書_〇〇大学_山田太郎.pdf
証明写真_山田太郎.jpg

NGなファイル名

document.pdf（内容が不明）
無題.pdf（分からない）
新しいMicrosoftWord文書.docx（デフォルトのまま）
エントリーシート最終版最終版2.pdf（管理が雑な印象）

💡 ポイント: ファイル名には日本語より英数字を使うと文字化けのリスクが減ります。ただし日本語でも問題はありません。相手が開いた時に一目でわかるファイル名が大切です。

PDFへの変換方法

WordからPDFに変換する方法

Windows: 「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」でPDF選択

Mac: 「ファイル」→「プリント」→「PDF」→「PDFとして保存」

スマートフォンで作成した書類をPDFに変換

iPhone: ファイルアプリ→「プリント」→「PDFとして共有」
Android: 印刷プレビュー→「PDFとして保存」

ファイルサイズの注意点

推奨ファイルサイズ

書類の種類	推奨サイズ	上限目安
ES（テキスト中心）	200KB〜500KB	2MB
履歴書（写真含む）	500KB〜1MB	3MB
ポートフォリオ	2MB〜5MB	10MB

多くの企業のメールサーバーは添付ファイルの容量制限が5〜10MB程度です。大きすぎるファイルは届かない可能性があります。

ファイルサイズを小さくする方法

PDF圧縮ツール（Adobe Acrobat・無料オンラインツール等）を使用
写真の解像度を下げる（証明写真は150〜300dpiで十分）
不要なページを削除する

パスワード設定のマナー

就活メールでのパスワード設定（PPAP）については、企業の指示に従うことが基本です。

対応	内容
企業から指示がある場合	指示通りに対応
企業から指示がない場合	パスワードなし（PDFで送付）で基本OK
セキュリティが心配な場合	ファイル転送サービス（ギガファイル便等）を使う方法もある

💡 ポイント: 従来の「まずファイル送付→別メールでパスワード送付（PPAP）」は現在多くの企業でセキュリティ上問題視されているため、指示がない限り行う必要はありません。

添付ファイル送付の例文

例文1: ES添付メール

件名：【〇〇株式会社】エントリーシートの提出（〇〇大学 山田太郎）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。

このたびはエントリーシート提出の機会をいただき、
ありがとうございます。

期日通りに提出させていただきます。
添付ファイルにてエントリーシートをお送りします。

（ファイル名：ES_〇〇大学_山田太郎.pdf）

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
山田太郎
TEL：090-XXXX-XXXX
Email：taro.yamada@example.com

例文2: 複数ファイル添付メール

添付ファイルは以下の通りです。
・エントリーシート：ES_〇〇大学_山田太郎.pdf
・写真票：写真票_山田太郎.jpg

例文3: ファイルを送り忘れた場合の再送メール

件名：（添付再送）エントリーシートの提出（〇〇大学 山田太郎）

〇〇様

先ほどお送りしたメールにおいて、
添付ファイルの貼り付けを失念しておりました。
大変申し訳ございません。

改めて添付の上、再送いたします。

（ファイル名：ES_〇〇大学_山田太郎.pdf）

ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

就活でメール以外の書類提出方法を使う場合

就活サイトの応募フォーム経由でのES提出

多くの企業はメール添付ではなく、就活サイト（マイナビ・リクナビ等）のマイページ上でESをアップロードする方式を採用しています。

フォーム提出時の注意点

ファイル形式の確認（PDF限定の場合が多い）
容量制限の確認（多くは5MB以内）
アップロード後にプレビューで表示確認
提出後に確認メールが来ない場合は、マイページで受付状況を確認

就活でのクラウドストレージ活用

ポートフォリオや複数ファイルをまとめて送る必要がある場合は、GoogleドライブやDropboxのURLを共有する方法が増えています。

クラウド共有の注意点

共有設定は「リンクを知っている全員が閲覧可」に設定
URLは本文中に明記（添付ではなく本文に）
URLの期限が切れないよう設定を確認
重要書類は必ずダウンロードもできる状態にする

提出後のフォローアップメール

書類を提出した後に「ご確認ください」という一言メールを送ることで、担当者に書類提出の認知をしてもらえます。

件名：エントリーシート提出のご連絡（〇〇大学 山田太郎）

〇〇株式会社
採用ご担当者様

先ほどマイページよりエントリーシートを提出いたしました。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部3年
山田太郎

参考リンク：マイナビ就活マナー

よくある質問（FAQ）

Q1. ファイルを送り忘れた場合はどうすればいいですか？

A. 気づいた時点ですぐに謝罪と添付ファイルを再送しましょう。「先ほどのメールにてファイルの添付を失念しておりました」と一言添えることで誠意を示せます。

Q2. ファイルが開けないと言われました。どうすればいいですか？

A. まず別のPDF変換ツールで再変換して送り直しましょう。それでも開けない場合は、企業に「どのソフト・バージョンでお試しいただきましたか」と確認し、対応する形式に変更します。

Q3. 企業から「PDFで送ってください」と指示されましたが、Wordしかありません。どうすればいいですか？

A. 上記の変換方法でWordファイルをPDFに変換してから送付してください。無料でできます。変換後、レイアウトが崩れていないかを必ず確認してから送付しましょう。

Q4. ファイル名に自分の名前を入れる必要はありますか？

A. 入れることを強くおすすめします。採用担当者は多数の就活生のファイルを管理しており、ファイル名に氏名が入っているとデータ管理がしやすく、相手への配慮になります。

Q5. 添付ファイルのサイズが10MBを超えてしまいます。どうすればいいですか？

A. ファイル圧縮ツールを使うか、ファイル転送サービス（ギガファイル便・Googleドライブ等）でURLを共有する方法が有効です。ただし外部サービスを使う場合は事前に企業に確認しましょう。

まとめ

就活メールの添付ファイルは「PDF形式・適切なファイル名・適切なサイズ」の3点を押さえることが基本です。特にファイル名は相手への配慮を示す重要な要素です。送付前に必ずファイルが開けることを確認する習慣をつけましょう。

参考リンク：マイナビ就活マナー

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【28卒】就活メールへの添付ファイルの送り方｜ファイル名・容量・形式マナー