【28卒】内定辞退の連絡方法と正しいマナー｜電話・メール例文を完全解説

就活で複数内定をもらったとき、行きたい企業を1社選んで他の内定を辞退する作業は避けられません。しかし、内定辞退の連絡は多くの就活生が「どうすればいいかわからない」と悩む場面のひとつです。

マイナビの2024年就活調査では、内定者の約43%が複数内定を保有しており、内定辞退は現代の就活では日常的に起こります。しかし「電話orメール？」「いつまでに？」「理由はどう伝える？」と迷う学生は多いです。

この記事では、内定辞退の正しい手順・タイミング・電話とメールの例文まで徹底解説します。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

内定辞退の基本ルール

内定は法的にいつでも辞退できる

内定（内定通知後〜入社前）は、法律上「始期付き解約権留保付き労働契約」とされます。就活生側からは入社日の2週間前まで辞退が可能です（民法627条）。

ただし、法的に可能であることと「マナー的に適切か」は別の話です。企業への迷惑を最小化するために、できるだけ早く辞退の意思を伝えることが重要です。

内定辞退のタイミング

タイミング 企業への影響 対処
内定通知直後 比較的少ない 速やかに電話で連絡
内定承諾期限前 少ない 期限内に連絡が最善
内定承諾後〜10月前後 中程度 できるだけ早く
内定式前後 比較的大きい 速やかに誠実な連絡
12月以降 大きい 最大限の誠意で対応

💡 ポイント: 内定承諾後の辞退は企業に大きな迷惑をかけます。内定を承諾する前に「本当にこの企業でいいか」を十分に考え、承諾した後は辞退しない覚悟で決断することが理想です。

内定辞退の連絡手順

Step 1：まず電話で連絡する

内定辞退は電話が基本です。メールのみでの辞退は誠意が伝わりにくいとされており、特に内定承諾後の辞退は必ず電話にしましょう。

電話のタイミング：平日10〜17時（昼食時間を避ける）

Step 2：電話後にメールを送る

電話で辞退の意思を伝えた後、フォローアップとしてメールを送ります。

Step 3：書類の返却が必要な場合は速やかに対応

内定承諾書や関連書類を既に提出している場合は、返却の必要があるか企業に確認しましょう。

電話での内定辞退例文

例文1：内定承諾前の辞退

「〇〇株式会社の採用担当の方でしょうか。私、〇〇大学の田中太郎と申します。先日、内定のご連絡をいただきましたが、大変恐縮ながら、他社への就職を決意いたしましたため、内定を辞退させていただきたいのですが、よろしいでしょうか。選考機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」

例文2：内定承諾後の辞退

「〇〇株式会社の採用担当の方でしょうか。〇〇大学の鈴木花子と申します。先日、内定を承諾させていただいたにもかかわらず、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。承諾後のご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。内定承諾書（提出済みの場合）は返却させていただきます。」

例文3：理由を聞かれた場合の返答

「他社から内定をいただき、そちらへの就職を決意いたしました。御社の選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ありません。」

メールでの内定辞退例文

電話の後に送るフォローアップメールの例文です。

件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 田中太郎）

〇〇株式会社
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の田中太郎と申します。

先ほどお電話にてお伝えいたしましたが、
改めてメールにてご連絡申し上げます。

この度は内定をいただきながら、誠に勝手ながら
内定を辞退させていただくこととなりました。

就活を通じて熟慮した結果、一身上の都合により
他社への就職を決意いたしました。

選考においてお時間をいただきながら、
このようなご連絡となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

────────────────
〇〇大学〇〇学部〇年
田中 太郎
電話：090-0000-0000
メール：taro.tanaka@example.com
────────────────

内定辞退時に引き止められた場合の対処法

内定を辞退しようとすると、企業側から引き止めを受けることがあります。

引き止めの典型例

  • 「もう少し考えてみてください」
  • 「他社と何が違うのか教えてください」
  • 「待遇の改善を検討します」

対処法 意思を変えるつもりがない場合は、「すでに十分に検討した結果です。ありがとうございます」と穏やかにしかし明確に意思を伝えましょう。長引かせると双方に精神的な負担になります。

💡 ポイント: 内定辞退の際に「就活を通じてこの企業にした方がよかったのでは」という迷いが出ることがあります。しかし一度決断したら迷いを断ち切ることが重要です。「辞退後に後悔しないために、入社する企業を選び直せるか」という逆からの視点で確認しましょう。

内定辞退後に返却すべき書類

書類 返却の要否 対応
内定承諾書 原則返却 封書で郵送
誓約書 返却を求められる場合あり 企業に確認
入社前健康診断結果 返却・廃棄を確認 企業に確認
採用試験結果等 原則返却不要 必要なら企業指示に従う

書類を返却する際は添え状（簡単なお詫びの手紙）を同封することが丁寧です。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

FAQ：内定辞退のよくある質問

Q1. 内定辞退は電話必須ですか？メールだけでは失礼になりますか？

A. 内定辞退は電話が基本です。特に内定承諾後や内定式後の辞退はメールのみは失礼とされます。電話が難しい場合でも、メールに「電話でもご連絡させていただきます」と明記しましょう。

Q2. 何月まで内定辞退できますか？

A. 法律上は入社日の2週間前まで可能ですが、マナーとしては内定承諾後の辞退はできるだけ早く（遅くとも年内）行うことを推奨します。2月・3月の辞退は企業の採用計画に大きな影響を与えます。

Q3. 内定辞退すると「ブラックリスト」に載りますか？

A. 特定の就活サイトでブラックリスト化されることは一般的にはありません。ただし企業によっては「辞退者の再応募を受け付けない」ポリシーを持つ場合があります。

Q4. 内定辞退後に気が変わって戻れますか？

A. 基本的に難しいと考えてください。一度辞退の意思を伝えた後に「やっぱり入りたい」という申し出を受け入れる企業は少数です。辞退の決断は慎重に行いましょう。

Q5. 複数内定の場合、辞退する企業の順番はありますか？

A. 「入社しない企業から優先して連絡する」のが基本です。内定を持っている企業に承諾の返事を先延ばしにすることは企業への迷惑になるため、辞退する企業への連絡→入社する企業への承諾連絡という順序で速やかに進めましょう。

まとめ

内定辞退のポイントをまとめます。

  1. 決断したらすぐに電話で連絡
  2. 電話後にフォローアップメールを送る
  3. 理由は「他社への就職決定」で十分
  4. 内定承諾書等の書類は速やかに返却
  5. 引き止めには穏やかに・明確に意思を伝える

内定辞退は「就活の締めくくり」の一つです。企業への誠実な対応は、社会人としての第一歩でもあります。丁寧なマナーで内定辞退を行い、気持ちよく入社する企業への準備を始めましょう。

📌 無料登録: マイナビ就活（就活生の3人に1人が利用）

関連外部リンク